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选择会议场地\地址的步骤

2007/10/06

会议地址的选择
      举办会议首先要选择地区和城市,然后选择场馆和设施。根据会议要求的不同,人们会做出不同的选择。 一般来说,选择会议地址有如下步骤:

A、  初步筛选确定侯选名单
B、  背景调查
C、  实地考察
D、  最终选择

初步筛选
       首先,我们需要作出筛选,即根据会议的目标来确定选择目标。如果举办的是大型展览,那么选择就相当简单,我们可以选择会议酒店或会展中心。如果我们的目标之一是召开会议,那么拥有众多会议室的会议酒店就比度假区酒店合适,因为度假区酒店里让与会者分心的活动和地点太多。当然,酒店并非就一定是******,你还可以考虑餐厅、主题公园、游船和其他。

确定侯选名单
       ******逐渐地缩小侯选范围,然后把侯选名单提交给委员会或小组讨论作出最终决定。记住,此时仍然处于调查分析阶段,除非你已经到实地进行了考察,否则千万不要签订任何协议。

背景调查
        确定侯选名单后,应对名单上的会议地址进行一番调查。每家酒店和会议中心都有自己的一套政策,这些政策有的符合你的要求,有的可能不符合你的要求。
        近年来深受欢迎的会议地点(尤其是对于小规模的社交会议和活动)还有博物馆、画廊、历史古迹遗址、图书馆甚至动物园等地方。美国曾经就有一个全国性协会的下属分支机构把一个分会放在动物园召开,并提供午餐。当时,这个协会正在举行年会,作为分会主办方的一个分支机构提议把会议改在晚上去动物园召开,结果受到热烈欢迎。许多机构会把一些特殊活动放在主题公园举办,届时主题公园将关闭部分对外餐饮服务以满足特殊活动的需要,与会者在就餐后将在公园停留几个小时。

实地考察
       在最终确定地点之前,去实地考察一下非常重要。你可以通过邮件、网络、旅游管理部门或其他途径获得各种场地信息,但是俗话说,百闻不如一见,也就是说,这些都比不上亲自到现场走一走看一看有效。比如,如果你从未到过美国田纳西州纳什维尔的奥普利兰德酒店,你肯定想要亲自去看一看。奥普利兰德酒店宏伟气派,是一家豪华大酒店,从客房区走入举办展览的会议大厅大概需要10到15分钟的时间。这个酒店有花园、瀑布、长廊、购物中心、餐厅和很多很多其他的服务设施。它不象机场酒店那样会议室旁边就是电梯。实地考察应该留意的就是这样一些地方。

最终选择
        最后,该做最终决定了。选址是一个为某个活动选择地点的过程,当你选择了一个地点也就意味着你已否定了其他侯选地点。尽管如此,仍有几点你需要注意。首先,当你完成实地考察返回后要尽快和各个考察地点取得联系。不管你最终选择谁,你都应该给它们发一封感谢信。这既是基本的礼貌问题,也是为将来有可能使用该地点留下伏笔,同时,说不定哪天你就会和它们有业务上的往来。
        除感谢信外,你还应该把自己实地考察时没有想到的问题也同时传达过去。问题提出得越早,得到的答复也就越早,在做最终决定时可以参考的信息也就越多。一旦作了决定,要尽早与各侯选地点联系,以便那些被筛选出局的地点可以与另外的会议团队合作。
 
场地的选择
        会议的成败,场地的选择相当重要。会议策划者在选择会议场地时,以下6个基本步骤都需考虑进去:

(1)确定会议目的
(2)确定会议形态
(3)决定实质上的需求
(4)考虑与会者的期望
(5)选择何种会议地点与设备
(6)评估选择的正确性

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