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会议工作的灵魂——会议工作单(1)

2007/10/05

会议工作的灵魂——会议工作单(1)
       
会议工作单的重要性
       作曲家要创作乐谱,电影作家要写剧本,同样,会议策划者要拟定会议的工作单。有了会议工作单,会议有关部门和人员就可以按统一的要求和步骤按部就班地工作,就可以降低出错率,消除“但我本来以为……”之类的偏差,压缩管理的“灰色空间”,减少漏BR>
撰稿人

街道通行证

舞台/灯光/视听(列出所有关键的工作人员)

交通(大巴)

对讲机

其他潜在供应商

       你必须掌握每个供应商在非工作时间的全部联系方式,包括手机、寻呼机和非工作时间的电话号码。在你有紧急情况需要找他们的时候,必须有办法联系上。这就是说所有大巴司机、豪华轿车司机以及其他人的联系方式都必须在上面。你的联系表也可以作为活动结束后你发感谢信的参考名单。

联系表:

制作公司

公司全称

地址全称


联系人:(列出所有联系人R>
会议工作单的作用和使用
        会议工作单相当于信息指南,其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动。他们会按照合同的内容、双方协商好的费用以及你所希望的细节去着手准备。比方说,酒店里通常都会有一个甜点和咖啡供应处,而那里的杯子和碟子都是分开叠放在一起的。而你可能会希望杯子和碟子能更干净地、成套地摆放在一块,好让客人们更加方便地取用。酒店就需要提前了解这些信息,好让员工们改变杯子和碟子的摆放方式。这仅仅是千头万绪的工作中的一个小细节——而整个活动的安排不知道要涉及到多少个这样的细节。所以你由此应当知道,活动的策划者必须进行充分的准备。
      
       无论是酒店还是其他的会议地点都十分强调细节。有时他们甚至会将你的工作单视为他们的“参考书”。他们都会仔细阅读这本书,因为通过阅读他们就能将活动安排得井井有条。他们不会说“我不知道”,因为所有的细节都清楚地列在工作单上了。
      
        工作单就好像是一本工作流程手册。每一位供应商和主要工作人员都应该及时得到一份原件并仔细阅读,然后再作必要的修改。
       
        如果你的供应商看过你最初的工作单,但后来你们对重要内容又做了调整,那么必须将修改过的表格再发送给他们。在会议正式开始的前几天你应该召开一个预备会议。在这个会议上,所有的供应商以及关键成员应当浏览一下工作单的终稿,以******对每个环节都理解无误。最后一次场地视察也可以在这次会议中进行。
        
        在会议开始后,每一个细节都应该由会议筹委会的成员负责。他们应当在现场监视会议方方面面的安排情况,******一切都按照工作单的计划进行。他们还应该将相关情况汇报给主要决策人。

                         

会议工作单的内容
        工作单是会议现场工作的“圣经”,它应尽可能包括更多的细节,如:你对供应商的要求、对工作人员的工作安排、需要协商的费用(你不可能给供应商提供你的成本表复印件,所以你只需列出与他们相关的那部分费用即可)等。
如果存在价格分歧,******要求对方在浏览工作单的时候就提出来,而不是等到会议即将开始时才提出来。
        
       工作单的各个项目必须罗列清晰,井井有条,并与会议项目的先后次序一致。
工作单将发给所有供应商。它们是现场工作人员的工作指南。实际上,大家应该是按照工作单上的要求在步调一致地工作。例如,某个酒店在浏览了你的工作单后,可能会对自己内部员工的工作作些调整,然后把修改过的版本发回给你确认。这时就需要双方在工作单上记录下调整事项,并标明互见,以消除潜在的问题和日后可能发生的冲突。
       
        工作单的开头和核心部分之一是联系表。联系表必须认真详细地填写,它必须包含每个联系人的全部信息。包括所有人的姓名、职务、公司名称、地址、电话号码、传真号码、手机号码、电子邮件,甚至家庭电话号码。
       
这种通讯录主要起两个作用:
       
        A、   第一个作用是让负责人在中心区能够与所有人联系。比方说,如果他想要联系正在接送重要客人的司机,他就应当有这个司机的手机号码才能联系得到。
      
        B、   第二个作用是在会议结束后,可以利用这份名单给相关人员写感谢信。这份通讯录就像一份清单,上面包含了所需要的所有信息。
       
       工作单上的信息都应是保密的。你一定要让你的供应商及所有收到工作单的人员明白这一点。
      
        关键成员在活动中都得带上他们的工作单——******放在活页夹中——并且必须******不要丢失。

       每一个工作人员都要对他(或她)的这份工作单的内容负责。同时,也可以在总结活动情况时在这份工作单上记下需要讨论的要点。
       
       工作单的具体内容在于规定什么人在什么时候应该做什么事。当这份工作单即将完成时,会议策划者通过它可以知道一共用了多少人手,他们各自的责任、任务,以及他们何时被安置在何地。

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